השלב הראשון בבניית אתר הוא שלב האפיון (נקרא גם הכנת מסמך דרישות, או שלב התכנון). בין אם הוא קצר או ארוך, פשטני או מעמיק, מעורפל או ממוקד, – תמיד חייב להיות אפיון.

מה זה בעצם אפיון אתר?

על רגל אחת -

• סקירה של צרכי הלקוח ורצונות הלקוח
• ניתוח המידע הקיים, איסוף נתונים וחומרים דרושים נוספים (טקסטים, סטטיסטיקות, וכדומה)
• תכנון עץ התוכן (אילו תכנים יופיעו באתר, האם וכיצד יהיו מחולקים לרמות, ועוד)
• בחירת טכנולוגיות מתאימות לביצוע הפרויקט
• התאמת הציפיות ליכולות ולעלויות
• חלוקה לשלבי עבודה, קביעת סדרי עדיפויות לכל שלב
• תכנון לוחות זמנים

בדרך כלל בשלב הצעת המחיר המעצב יבצע איפיון ראשוני ("המעצב" – הכוונה למעצב האתר, בונה האתר, ולא למעצב הגרפי). לאחר מכן, יבוצע אפיון מעמיק יותר. המעצב יציג ללקוח שאלות מנחות, וע"פ התשובות יבנה מסמך ("מסמך אפיון" או "מסמך דרישות"). בהתאם למסמך האפיון יבוצע הפרויקט.

ו… למה זה טוב? לא עדיף להתחיל לעבוד מיד, ולגלות את התשובות לכל השאלות תוך כדי?

לדעתי האישית, לא. נתקלתי בעבר במעצבים שמדלגים על השלב הזה, או בלקוחות שמעוניינים לקצר את התהליך (ואת התשלום) ולגשת ישר לת'כלס. אני יכולה להבין את זה. ועדיין – מי שרוצה לבנות אתר ברצינות, מי שרוצה שיבנו לו אתר ברצינות – כדאי מאד להשלים את שלב האפיון כמו שצריך. אם מדלגים לחלוטין על אפיון, או מסתפקים בתשובות קצרות ולא מפורטות, עלולות להתקבל תוצאות לא רצויות.

ראשית, ההחלטות בשלב הראשוני (חלוקה לשלבי העבודה, בחירת טכנולוגיות מתאימות וכדומה) יתקבלו מבלי שהיה כל המידע הדרוש כדי לקבל אותן. עלול להיווצר מצב, שאחרי כך וכך זמן עבודה, יתברר שהטכנולוגיה שנבחרה לא מתאימה לכל דרישות הלקוח. או שביצוע שלב אחד בעצם תלוי בביצוע שלב אחר. במקרה הגרוע, צריך יהיה לתפור הרבה טלאים כדי להסתיר את החורים שיפערו.

שנית, מבלי שנאספו מספיק פרטים, תיאום הציפיות בין הלקוח למעצב עלול להיות בלתי מציאותי. ההשלכה המיידית – בעיה נפוצה מאד בבניית אתרים – עיכובים בלוחות הזמנים של הפרויקט. הנה כמה דוגמאות: המעצב מתעכב על שלבים שאורכים יותר זמן משחשב /  המעצב משקיע יותר מדי במשהו שבעיני הלקוח כלל אינו חשוב / הלקוח אינו מספיק לאסוף ולהעביר את החומרים שהבטיח בזמן / הלקוח מעלה דרישות שלא הציג מבעוד מועד, וכו'. אי הבנות כאלה גורמות לעבודה שחורה, תיקונים כפולים ומשולשים, ביצוע מחדש של משימות שכבר בוצעו, ועוד.

הזמן שקיוינו לחסוך ע"י ויתור על שלב האפיון, חוזר אלינו כמו בומרנג. אנחנו מבזבזים אותו בכיבוי שריפות. כולם מפסידים: עיכובים משמעותיים בלוחות זמנים בדרך כלל משמעותם עבודה שחורה למעצב, וניפוח עלויות ללקוח.

הכל במידה

מאידך, כמובן שלא צריך להתעכב יותר מדי על האפיון ולבזבז זמן על כמויות של ניירת. בל נשכח שבאנו לבנות אתרים פה, לא לכתוב מגילות. מה גם שמסמכי ענק שנמרחים עוד ועוד נוטים להתנתק מהמציאות מתישהו. בנוסף, כמובן שלא נוכל לחזות את הכל באופן אבסולוטי, תמיד יהיו שינויים, והפתעות, ולכן אין טעם להתפייט על כל פסיק.

אם כן, צריך לשמור על איזון: לא לוותר לחלוטין, אבל גם לא לכרות יערות גשם. פשוט לתת לאיפיון את הכבוד שלו, ולשמור שהפרופורציות יתאימו לנפח האתר שמתעתדים לבנות.

היתרון ברור – גם הלקוח וגם מעצב האתרים מבינים מה עומד מולם. נכון, כבר אמרנו, יכולים בהחלט להיות שינויים בהמשך; אבל לפחות נקודת הפתיחה זהה.

אפיון טוב הוא חלק מהיערכות לטווח ארוך

תוך כדי עבודה עלולות לעלות סוגיות נוספות שקשה היה לחזות מראש. במקרים כאלה נוח מאד לחזור ולעיין במסמך האפיון, לבחון מחדש את הנתונים שנאספו וההחלטות שכבר התקבלו, ולקבל החלטה שתתאים לרוח הדברים שהתווה המסמך.

אפשר גם לפרט במסמך סוגיות שעלו, והסברים מדוע נבחר פתרון כזה ולא אחר. זה יסייע מאד במידה ושנה שנתיים לאחר שמסתיימת העבודה, רוצים לשדרג, להוסיף פונקציונליות כלשהי, וכדומה. לא צריך להתחיל מאפס, פשוט למצוא את ההתייחסות הרלוונטית במסמך.

אוקי, אוקי. אז מאיפה להתחיל?

בקרוב אפרסם מספר שאלות מנחות לאפיון ראשוני. אני סבורה שאלה שאלות שכל בונה אתרים צריך לשאול לפני שהוא מתחיל לעבוד, וממליצה לכל לקוח לשאול את עצמו לפני שהוא עושה סקר שוק ובוחר מעצב. אפשר רק להרוויח מזה.